Sistem Pengendalian Efektif
Pengendalian atau pengawasan yang baik harus
disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi, kepribadian atau
karateristik individu manajer, dan kebutuhan untuk efisiensi dan efektivitas.Disamping
itu pengendalian juga harus mampu memberikan informasi yang akurat dan tepat
waktu serta mengarah pada upaya perbaikan.
Sistem pengendalian yang baik juga harus memunculkan pihak-pihak yang bertanggung
jawab terhadap penyimpangan yang terjadi. Jika penanggung jawab tersebut tidak
jelas, maka penyimpangan yang terjadi sulit dilacak dan diperbaiki, karena
tidak ada pihak yang merasa bertanggung
jawab.
Ciri-ciri Pengendalian Efektif
Pengendalian yang efektif
mempunyai beberapa ciri:
– Disesuaikan dengan
rencana dan struktur organisasi.
Sistem pengendalian yang baik ditujukan untuk memastikan apakah hasil yang
diperoleh sesuai dengan yang direncanakan. Dengan demikian pengendalian harus mengikuti rencana
yang akan dimonitor.
– Disesuaikan dengan
manajer. Pengendalian yang baik
juga harus sesuai dengan karateristik manajer yang mengawasi dan diawasi.
Informasi harus “familiar” dengan manajer. Sistem pengendalian yang baik juga
dapat diterima oleh manajer atau anggota organisasi yang lain, karena tujuan
sistem pengendalian pada dasarnya tercapainya tujuan organisasi dan tujuan
individu dalam organisasi.
– Ekonomis. berarti memperhitungkan biaya yang dikeluarkan. Dengan
kata lain manfaat yang diperoleh dari sistem pengendalian harus lebih tinggi
dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
– Akurat. Informasi yang akurat diperlukan untuk pengendalian yang
baik. Informasi yang tidak akurat bisa merusak pengendalian atau
menimbulkanmasalah baru. Karena itu sistem informasi yang baik diperlukan untuk
mendukung pengendalian yang baik.
– Tepat waktu. Informasi harus datang pada waktu yang tepat. Apabila informasi tersebut datangnya
terlambat, informasi tersebut tidak akan bermanfaat banyak untuk perbaikan
dimasa mendatang.
– Fleksibel. Lingkungan bisnis saat ini tidak ada lagi yang stabil
selamanya. Sistem pengendalian yang baik juga harus memperhitungkan
kemungkinan-kemungkinan perubahan.
–
Mengarah pada perbaikan. Harus bisa menghasilkan informasi yang mengarah pada
perbaikan. Informasi tersebut harus sampai pada pihak yang bertanggung jawab,
yang diharapkan bisa memperbaiki kekurangan yang ada.
– Obyektif dan bisa
dipahami. Sistem pengendalian yang
baik harus jelas dan obyektif. Kejelasan membuat anggota organisasi tahu apa
yang harus dilakukan. Obyektivitas membuat prestasi individu bisa dibandingkan
dengan kriteria yang jelas, dan dengan demikian perasaan diperlakukan secara
adil bisa lebih mudah diperoleh dibandingkan apabila kriteria yang subyektif
yang dipergunakan. Tetapi subyektivitas
juga diperlukan untuk mengakomodasi perubahan-perubahan seperti yang
digambarkan pada unsur fleksibilitas diatas.
– Memfokuskan pada titik
strategis. Pengendalian yang
baik juga harus memfokuskan pada bagian yang bisa dikendalikan oleh organisasi.
Sebagai contoh, pengendalian terhadap barang yang sudah dikirim ke konsumen
tidak akan efektif karena organisasi tidak punya kendali atas barang yang sudah
dikirimkan.
Penolakan Terhadap Pengendalian
Sistem pengendalian mempunyai kemungkinan ditolak oleh
anggota organisasi. Beberapa alasannya:
–
Pengendalian yang
berlebihan (overcontrol).
Kadang-kadang organisasi mempunyai kecenderungan untuk melakukan pengendalian
yang berlebihan, khususnya pengendalian terhadap perilaku sehari-hari anggota
organisasi. Sebagai contoh banyak calon karyawan yang potensial yang tidak mau
masuk ke IBM, dan lebih suka masuk ke Microsoft. IBM mengharuskan karyawannya
memakai dasi ditempat kerja, sementara microsoft lebih santai dalam hal
berpakaian.
–
Fokus yang tidak
tepat. Sistem pengendalian
yang memiliki fokus yang salah bisa mengakibatkan perlawanan, disamping tujuan
organisasi yang tidak tercapai. Misal universitas
mengevaluasi staff pengajarnya berdasarkan jumlah artikel atau tulisan ilmiah. Evaluasi semacam itu bisa mengorbankan kualitas
artikel yang berkualitas.
–
Balasan positif untuk
ketidak efisienan. Suatu sistem
pengendalian barangkali memiliki sistem insentif yang “salah”, ketidak
efisienan justru “dihargai”. Contoh, dua departemen mempunyai anggaran yang
sama.
–
Pertanggungjawaban. Contoh, jika biaya produksi naik, manajer bisa
mengetahui apakah manajer produksi bertanggung jawab atau tidak. Jika
kenaikannya karena harga input naik, manajer produksi tidak bisa dimintai
pertanggung-jawaban terhadap kenaikan biaya tersebut. Tetapi apabila kenaikan
biaya produksi karena membengkaknya biaya produksi, pertanggungjawaban akan
mengakibatkan konsekuensi yang tidak menyenangkan. Karena itu akan cenderung
menolak sistem pengendalian.
1.1 Mengatasi Penolakan Terhadap Pengendalian
•
Beberapa cara untuk
mengatasi penolakan terhadap sistem pengendalian, antara lain:
–
Menciptakan sistem
pengendalian yang efektif. Jika sistem pengendalian
dirancang dengan baik, mempunyai karateristik efektif, maka setiap anggota
organisasi akan diperlakukan secara adil, sesuai dengan prestasinya. Anggota
organisasi yang tidak berprestasi akan bekerja lebih keras, atau akan keluar
dari organisasi apabila dia tidak bisa mencapai tujuan apa yang telah
ditetapkan. Organisasi memperoleh manfaat karena hanya orang yang benar-benar
mempunyai kompetensi yang akan tinggal diorganisasi tersebut.
–
Mendorong partisipasi. Karyawan yang dilibatkan dalam proses perencanaan dan
pengendalian akan kecil kemungkinan penolakannya. Keterlibatan mereka akan
semakin mendorong komitmen, yang berarti semakin mendorong partisipasi mereka.
–
Menggunakan MBO (Management By Objectives). Melibatkan karyawan
dalam proses penentuan tujuan atau target yang akan dicapai mereka. Tujuan atau
target tersebut akan menjadi standar mereka. Prestasi mereka akan dibandingkan
dengan standar tersebut. MBO akan membantu mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian
organisasi. Maka penolakan terhadap pengendalian akan berkurang.
–
Menggunakan sistem cek
silang. Sebagai contoh, sistem
pengendalian produksi yang baik bisa memberikan informasi harga bahan
2. Informasi dan Pengendalian
•
Semua fungsi
manajerial mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan
mengendalikan tergantung pada arus informasi yang tetap mengenai apa yang
terjadi di dalam dan di luar dari sebuah organisasi.
•
Hanya dengan informasi
yang akurat dan tepat waktu manajer dapat memonitor kemajuan ke arah sasaran
dan mengubah rencana menjadi kenyataan.
•
Sistem informasi
memungkinkan manajer mengendalikan bagaimana mereka menjalankan bisnis.
•
Informasi dipandang
sebagai aset yang berharga, sesuatu yang harus dikelola secara hati-hati dan
dilindungi. Hal ini disebabkan informasi sangat membantu manajer memberikan
respon pada lingkungan yang kompleks dan turbulen.
•
Perlu dipahami perbedaan
antara istilah informasi dan data.
–
Data adalah angka dan fakta mentah, belum dianalisi mengenai
peristiwa, seperti jumlah disket yang diproduksi setiap minggu atau
ketersediaan disket di toko penjual alat tulis.
– Informasi, sebaliknya, adalah hasil dari pengorganisasian atau
analisis data dengan cara yang berarti, Jadi, manajer operasi di pabrik disket
tadi mungkin membandingkan output dari satu minggu dengan minggu sebelumnya
atau dengan kuota produksi sebagai suatu cara memonitor dan mengendalikan
prestasi kerja.
Data diolah menjadi Informasi
Walaupun data dan informasi mempunyai perbedaan
operasi dan tujuan, manajer pabrik disket tadi dan manajer toko alat tulis,
akan mengevaluasi informasi yang mereka terima dalam empat faktor
berikut:
1.
Mutu Informasi, semakin akurat informasinya, semakin tinggi mutu dan
semakin aman manajer mempercayainya untuk membuat keputusan.
2.
Ketepatan Waktu
Informasi, untuk pengendalian
efektif, tindakan korektif harus diterapkan sebelum terjadinya deviasi dari
rencana atau standar. Jadi, informasi yang disediakan oleh sistem informasi
harus tersedia bagi orang yang tepat pada waktu yang tepat agar tindakan yang
tepat dapat diambil.
3.
Mutu Informasi, manajer kesulitan mendapatkan informasi yang relevan
dan bermanfaat, sehingga lebih banyak menerima informasi daripada yang dapat
dipergunakan secara produktif, karena itu dibutuhkan informasi yang bermutu.
4.
Relevansi Informasi, bahwa informasi yang diterima manajer harus relevan
dengan tanggung jawab dan tugas mereka.
1. Komputer
•
Saat ini komputer dan
piranti pendukungnya telah masuk dalam setiap aspek kehidupan dan pekerjaan.
Komputer yang ada sekarang memiliki kemampuan yang lebih dari sekedar
perhitungan matematik biasa. Diantaranya adalah sistem komputer di kassa
supermarket yang mampu membaca kode barang belanjaan, sentral telepon yang
menangani jutaan panggilan dan komunikasi, jaringan komputer dan internet yang
menghubungkan berbagai tempat di dunia.
•
Komputer berasal dari bahasa latin computare yang
mengandung arti menghitung. Karena luasnya bidang garapan ilmu komputer, para
pakar dan peneliti sedikit berbeda dalam mendefinisikan termininologi komputer.
1.1 Revolusi Komputer
•
Menurut Hamacher
[1], komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima
informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang
tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa informasi.
•
Menurut Blissmer
[2], komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas
sebagai berikut:
–
menerima input
–
memproses input tadi
sesuai dengan programnya
–
menyimpan
perintah-perintah dan hasil dari pengolahan
–
menyediakan output
dalam bentuk informasi
•
Sedangan Fuori
[3] berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan
perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi
logika, tanpa campur tangan dari manusia.
•
Untuk mewujudkan
konsepsi komputer sebagai pengolah data untuk menghasilkan suatu informasi,
maka diperlukan sistem komputer (computer system) yang elemennya terdiri
dari hardware, software dan brainware.
•
Ketiga elemen sistem
komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk kesatuan.
•
Hardware atau Perangkat Keras: peralatan yang secara
fisik terlihat dan bisa djamah.
• Software atau Perangkat Lunak: program yang berisi
instruksi/perintah untuk melakukan pengolahan data.
• Brainware: manusia yang mengoperasikan dan mengendalikan sistem
komputer
Perkembangan
Hardware
•
Hampir seluruh aspek
kehidupan manusia saat ini tidak dapat dilepaskan dari teknologi, khususnya
teknologi komputer.
• Dapat dilihat bahwa
untuk menuliskan suatu dokumen, orang cenderung sudah meninggalkan mesin ketik
manual dan sudah digantikan perannya oleh komputer. Kasir di suatu pertokoan
besar (supermarket) sudah menggunakan peralatan otomatis berupa komputer yang
didisain khusus untuk keperluan itu.
• Kumpulan lagu-lagu
yang sebelumnya hanya dapat didengarkan melalui media kaset atau piringan
hitam, saat ini sudah mulai dikemas dalam bentuk compact disk (CD) yang dapat
didengarkan dengan menggunakan komputer multimedia.
•
Belum lagi perkembangan
teknologi komputer di bidang kesehatan yang maju sangat pesat untuk membantu
diagnosa penyakit dan proses penyembuahnnya. Dan masih banyak lagi
bidang-bidang kehidupan manusia yang saat ini sudah menggunakan peralatan
komputer.
Perkembangan
Software
•
Komputer merupakan
mesin yang memproses fakta atau data menjadi informasi. Komputer di gunakan
orang untuk meningkatkan hasil kerja dan memecahkan berbagai masalah. Yang
menjadi pemroses data atau pemecah masalah itu adalah perangkat lunak.
•
Bentuk terkecil dari
perangkat lunak adalah operasi aritmatik dan logika. Dari operasi dasar ini di
susun program atau perangkat lunak.
•
Tingkat pemrosesan
yang di kerjakan perangkat lunak pun dari machine-like, mulai berubah
seperti human-like. Di dalam teori informasi, di susun hirarki informasi, mulai
dari data/ fakta, kemudian setelah proses seleksi dan pengurutan menjadi
sesuatu yang berguna menjadi informasi. Informasi yang di susun secara
sistematis dengan suatu alur logika tertentu menjadi knowledge. Dan pada akhirnya
gabungan knowledge yang di gabung dari berbagai sisi guna membangun wisdom.
•
Data yang di proses
pun telah banyak berubah, yang semula hanya berupa data bilangan dan karakter
merambah ke audio visual (bunyi, suara, gambar, film). Sejauh perkembangan hingga
saat ini, seluruh proses menggunakan format data digital dengan satuan bit (binary
digit).
1.1 Penggolongan Komputer
Literatur terbaru tentang komputer melakukan penggolongan komputer
berdasarkan empat hal: data yang diolah, penggunaan, kapasitas/ukurannya,
dan generasinya.
Berdasarkan Data Yang Diolah
•
Komputer Analog
•
Komputer Digital
•
Komputer Hybrid
Berdasarkan Penggunannya
•
Komputer Untuk Tujuan
Khusus (Special Purpose Computer)
•
Komputer Untuk Tujuan
Umum (General Purpose Computer)
Berdasarkan Kapasitas & Ukurannya
•
Komputer Mikro (Micro
Computer)
•
Komputer Mini (Mini
Computer)
•
Komputer Kecil (Small
Computer)
•
Komputer Menengah
(Medium Comp)
•
Komputer Besar (Large
Computer)
•
Komputer Super (Super
Computer)
Berdasarkan Generasinya
•
Komputer Generasi
Pertama (1946-1959)
•
Komputer Generasi
Kedua (1959-1964)
•
Komputer Generasi
Ketiga (1964-1979)
•
Komputer Generasi
Keempat (1979-sekarang)
•
Komputer Generasi
Kelima (next)
Sejarah Singkat Komputer
Sejarah komputer elektronik modern dimulai pada tahun
1942, tetapi penemuan sebelumnya lebih berperan dalam penemuan komputer
elektronik berikutnya.
Abacus
Abacus ditemukan 5000 tahun yang lalu. Abacus sebagai
alat hitung manual yang pertama di dunia. Abacus sekarang lebih dikenal sebagai
Cipoa.
Pascaline
Blaise Pascal adalah seorang ahli filosofi dan
matematika, yang menemukan alat penghitung pertama yang berupa mesin. Desain
roda penghitung.
Babbage’s
Charles Babbage’s yang telah mempercepat perkembangan
komputer sejak tahun 1600an, dia yang memajukan perkomputeran dibidang hardware
dengan menemukan sebuah difference engine
Peralatan
Munculnya Pemrosesan Data
Otomatis
The U.S. Bureau of Cencus tidak
menyelesaikan sensus sejak tahun 1880 sampai hampir 1888. Pimpinan Bureau
segera menghentikannya sebelum berlangsung selama 10 tahun. Komisi The U.S.
Bureau, Herman Hollerith seorang ahli statistik menggunakan keahliannya dalam
menggunakan punched-card untuk sensus pada tahun 1890. Dengan pemrosesan
punched-card dan mesin Hollerith (Hollerith’s punched-card machine), sensus
bisa selesai dalam waktu 2,5 tahun. Inilah dimulainya pemrosesan data secara
otomatis. Jerih payah Dr. Hollerith membuktikan sekali lagi bahwa “kebutuhan
merupakan ibunya penemuan”.
Alat tenun Jacquard ditemukan pada tahun 1801 dan masih digunakan sampai
sekarang. Punched-card ditemukan oleh orang perancis yang bernama Joseph-Marie
Jacquard. Babbage’s ingin menerapkan konsep Punched-card dari alat tenun
Jacquard untuk analitycal engine-nya.
Electromechanical
Accounting Machine
Hasil (output) dari mesin Hollerith masih harus ditulis
tangan, sampai pada tahun 1919 Computing-Tabulating-Recording Company
mengumumkan telah menciptakan printer/lister yang lama kelamaan merubah jalan
hidup perusahaan tersebut. Untuk mengembangkan jangkauannya, pada tahun 1924
perusahaan tersebut merubah namanya menjadi International Business Machine
Corporation (IBM).
Pemrosesan Punched-card
Ruangan mesin yang menggunakan punched-card telah membuka
lowongan kerja. Beberapa ruangan tersebut mirip sebuah pabrik. Punched-card dan
hasil cetakan dari printer dipindahkan dari alat lain ke yang lainnya dengan
menggunakan gerobak tangan. Tingkat kebisingannya tidak jauh berbeda dengan
sebuah pabrik mobil.
Dr. John V. Atanasoff secara resmi di beri penghargaan atas diciptakannya
komputer elektronik digital. Dr. Atanasoff mengembangkan komputer elektronik
digital pertama sejak 1937–1942 dan di bantu oleh mahasiswanya bernama Clifford
Berry. Ia menyebut penemuannya sebagai Atanasoff-Berry Computer atau disingkat
ABC.
Komputer Generasi Pertama
(1946 – 1959)
Komputer generasi pertama dikarakteristikan dengan
keistimewaan yang sangat mencolok pada ENIAC– tabung hampa udara. Pengembangan
tersebut termasuk binary aritmetic, random access, dan konsep dari program yang
tersimpan. (Gambar 1)
IBM Memasuki Pasar Komputer
Komputer elektromekanik pertama
merupakan hasil dari penelitian yang disponsori IBM. Pimpinam IBM tidak merasa
komputer (UNIVAC I) bisa menggantikan mesin punched-card. Belum sempat UNIVAC I
sukses, IBM membuat keputusan baru untuk mengembangkan dan memasuki pasar
komputer. (Gambar
2)
Komputer Generasi Kedua (1959 – 1964)
Bagi kebanyakan orang, penemuan
transistor berarti semakin praktis. Untuk itu dalam bisnis pemrosesan data,
menandakan dimulainya komputer generasi kedua. Transistor berarti semakin
berkinerja, lebih diandalkan, dan komputer lebih murah yang menempati sedikit
ruang dan menghasilkan sedikit panas.
Karakteristik yang dominan pada
komputer generasi kedua:
1. Transistor
2. Kompatibilitas yang terbatas
pada tiap komputer yang beda pabrik
3. Tidak ada kompatibilitas
antar pabrik yang berbeda
4. Adanya bahasa pemrograman
low-level.
Komputer Generasi Ketiga (1964 - 1970)
Karakteristik
Beberapa ahli sejarah menganggap peristiwa terpenting dari sejarah
komputer terjadi ketika IBM meluncurkan komputer System 360 pada tanggal 7
April 1964. System 360 termasuk ke dalam komputer generasi ketiga. Integrated
circuits merupakan teknologi baru dari generasi ini seperti halnya transistor pada
generasi kedua.
Karakteristik yang dominan pada
komputer generasi ketiga:
1.
Komponen
sirkuit menggunan IC (Integrated Circuits)
2.
Peningkatan kemampuan software
3.
Lebih cepat dan lebih tepat
4.
Kapasitas memori komputer lebih besar
5.
Menggunakan penyimpanan luar yang sifatnya random access
6.
Penggunaan daya lebih hemat
7.
Memungkinkan untuk melakukan multi processing
8. Pengembangan dari alat input dan output dengan menggunakan Visual Display
terminal
9.
Harga semakin murah
10. Kemampuan komunikasi data
antar komputer
Komputer Generasi Keempat (1970 – sekarang)
Beberapa vendor mengumumkan
“komputer generasi keempat” dan beberapa yang mengumumkan “komputer generasi
kelima”. Ini hanyalah strategi pasar saja. Tiga generasi sebelumya dibedakan
dengan terobosan teknologi elektronik penting – lampu tabung hampa udara, kemudian
transistor dan integrated circuit. Generasi keempat muncul dengan perkembangan
yang tidak begitu mencolok, hanya dalam bentuk komputer dan software yang agak
maju saja, dan mungkin komputer generasi ini tidak akan seberuntung generasi
sebelumnya dalam hal ‘merajai’ pasar dunia sebelum terobosan teknologi baru
berikutnya. Inilah sebabnya mengapa beberapa orang sering menyebut generasi ini
sebagai generasi 3½.
Karakteristik yang dominan pada
komputer generasi keempat:
- Penggunaan Large
Scale Integration (LSI) / Bipolar Large Scale Integration, yaitu pemadatan
ribuan IC menjadi sebuah chip
- Dikembangkan
komputer mikro dengan menggunakan microprocessor dan semiconductor yang
berbentuk chip untuk memori komputer.
Daftar Pustaka
n
Williams, bab 17
n
Daft, bab 16
n
Kartono, bab 15
n
Erni, bab 14
n
Stoner, bab 20
Info selengkapnya disini
Tidak ada komentar:
Posting Komentar