Perencanaan merupakan fungsi yang
esensial dalam manajemen, sebab pelaksanaan fungsi pengorganisasian, pemimpinan
dan pengendalian dalam organisasi dapat berjalan setelah terlebih dahulu dibuat
perencanaan yang akan memberikan tujuan dan arah organisasi.
Perencanaan dengan segala variasinya
ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi. Perencanaan dapat
meminimalkan risiko atau ketidakpastian suatu tindakan. Dengan mengasumsikan
kondisi tertentu dimasa datang, dan menganalisis konsekuensi dari setiap
tindakan, ketidakpastian dapat dikurangi, dan keberhasilan mempunyai
probabilitas yang lebih besar.
Definisi Perencanaan
Aspek penting dalam perencanaan adalah
pembuatan keputusan.
Keputusan harus diambil pada setiap
tahapan dalam proses perencanaan.
Manajer harus melakukan analisa
terhadap sumber daya-sumber daya organisasi dan memutuskan bagaimana
mengalokasikannya untuk mencapai sasaran mereka dengan cara yang paling
efektif.
Manajer harus menjaga keseimbangan
antara fungsi perencanaan dengan fungsi lainnya agar tujuan organisasi dapat
tercapai.
Sifat dan Tujuan Perencanaan
Perencanaan
memiliki sifat-sifat sebagai berikut:
- Konstibusi terhadap tujuan (contribution of
objective).
Bahwa setiap
perencanaan dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang akan dicapai.
- Kedudukan yang istimewa dari suatu perencanaan (primacy
of planning).
Bahwa setiap
perencanaan salalu harus ditempatkan pada kedudukan pertama dari suatu peroses
manajemen. Perencanaan harus dapat memberi arah bagi pelaksanaan proses
manajemen berikutnya.
c. Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness
of planning).
Merupakan dasar
manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya. Suatu rencana dilaksanakan
oleh semua level manajer, tetapi penekanan dan cakupannya berbeda, tergantung
wewenang yang dimilikinya dan batasan dari atasan.
d. Efisiensi dari perencanaan (efficiency of
planning).
Suatu rencana akan
menyebabkan usaha pencapaian tujuan dapat dilakukan secara efisien. Efisiensi
dari perencanaan dapat diukur dengan menggunakan rasio antara input dan output.
Tujuan Perencanaan
sebagai berikut:
1. Dapat menanggulangi ketidakpastian masa
depan.
Walau masa depan
sudah dapat dipastikan, ada dua pertimbangan yang menyebabkan perencanaan tetap
dibuat:
w Karena kita
masih membutuhkan pilihan jalan yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
w Bila jalan
yang terbaik telah ditetapkan, perencanaan dibutuhkan agar setiap bagian
daripada organisasi mengetahui dengan pasti apa tugas dan kewajibannya didalam
rangka pencapaian tujuan tersebut. Disamping itu perencanaan memungkinkan
manajer dan anggota organisasi mengadakan persiapan terhadap perubahan yang
bakal datang.
2. Perhatian terfokus pada tujuan
Memusatkan
perhatian semua unit organisasi atau semua orang yang ada dalam organisasi
terhadap tujuan bersama.
3. Untuk pelaksanaan operasi yang ekonomis &
efisien.
Dengan perencanaan
membuat segenap proses kegiatan lebih ekonomis dan akan selalu menitik beratkan
pada operasi yang dilakukan secara efisien dan bersifat konsisten.
4. Sebagai alat bantu pengendalian.
Dengan dibuatnya
rencana akan dapat membantu dalam pelaksanaan suatu proses pengawasan (controlling).
Syarat dan Pendekatan Perencanaan
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi
persyaratan:
n Faktual dan
Realistik
n Logis dan
rasional
n Fleksibel
n Kontinuitas
n Dialektis
Proses perencanaan
menggunakan berbagai pendekatan yang berbeda. Secara umum dikenal ada tiga pendekatan dalam proses
perencanaan, yaitu:
1.
Perencanaan inside-out dan outside-in.
Perencanaan inside-out,
meliputi perencanaan dengan fokus pada apa yang sudah dilakukan tetapi
mengusahakan untuk melakukan yang terbaik yang dapat dilakukan. Perencanaan ini
membantu organisasi lebih efektif dan membantu pemanfaatan penggunaan sumber
daya dengan baik.
Perencanaan outside-in
meliputi analisa lingkungan eksternal dan membuat rencana untuk mengeksploitasi
kesempatan dan meminimasikan masalah yang ada. Sebaiknya manajer dapat
menggunakan kombinasi dari dua perencanaan ini
untuk mendapatkan keuntungan yang terbesar.
2.
Perencanaan top-down & perencanaan bottom-up.
Perencanaan top-down,
atas ke bawah, manajemen puncak merumuskan tujuan secara luas dan membolehkan
tingkat manajer dibawahnya untuk membuat perencanaan dengan menggunakan batasan
yang ada.
Dari bawah ke atas,
bottom-up, memulai dengan merencanakan yang dikembangkan pada tingkatan
bawah tanpa batasan dan diteruskan keatas dengan batasan. Sebaiknya perencanaan
dari atas kebawah digunakan terlebih dahulu untuk kemudian secara perlahan menerapkan
partisipasi dari bawah atau seluruh tingkatan dengan mengembangkan sistem
komunikasi yang baik.
3.
Perencanaan Contingency.
Perencanaan
alternatif yang dapat diimplementasikan seandainya saat perencanaan orisinil
tidak sesuai karena perubahan keadaan. Permasalahan dan peristiwa tidak diduga sering terjadi sehingga
perencanaan mungkin perlu dirubah. Kuncinya adalah menentukan lebih awal
kemungkinan perubahan pada peristiwa masa yang akan datang yang akan berakibat
bagi perencanaan yang sedang dijalankan.
Langkah-langkah Perencanaan
- Menentukan
tujuan; menetapkan hasil-hasil yang diharapkan yang menunjukkan titik
akhir dari apa yang akan dilakukan, dan apa yang harus dicapai oleh
jaringan dari strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, program dan
anggaran.
- Mengembangkan
premis; asumsi tentang lingkungan dimana rencana akan dijalankan. Premis
meliputi peramalan (forecast), kebijakan dasar perusahaan, dan
rencana perusahaan yang telah ada.
- Menentukan
alternatif-alternatif tindakan dan mengevaluasi alternatif tersebut
- Memilih
salah satu alternatif yang terbaik
- Menerapkan
rencana dan mengevaluasi hasilnya.
Arti Penting Perencanaan
Perencanaan dalam
organisasi secara umum memiliki dua arti penting yaitu:
- Protective
Benefits, dengan perencanaan akan mengurangi kemungkinan
terjadinya kesalahan-kesalahan yang dapat ditimbulkan dalam pelaksanaan
kegiatan.
- Positive
Benefits, dengan perencanaan akan menambah nilai kepastian
tercapainya tujuan yang diinginkan organisasi.
Secara khusus manajer memerlukan
perencanaan dalam menjalankan organisasi dengan alasan-alasan sebagai berikut :
n Membantu
manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
n Membantu
kristalisasi persesuaian pada masalah utama.
n Membantu
memahami keseluruhan operasional.
n Mengarahkan
cara beroperasi.
n Mempermudah
koordinasi antar bagian.
n Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami.
n Menghemat
waktu, usaha dan dana.
Tipe/Jenis Rencana dan Hirarki Perencanaan
1. Rencana menurut horizon waktu
w Rencana
jangka pendek (kurang dari satu tahun)
w Rencana
jangka menengah (1-2 tahun)
w Rencana
jangka panjang (3 tahun atau lebih)
2. Rencana menurut subyeknya
w Rencana
produksi
w Rencana
pemasaran
w Rencana
finansial
w Rencana
tenaga kerja
w dan
lain-lain.
3. Rencana menurut ruang lingkupnya.
w Strategic
Plan (Rencana Strategi), yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka
panjang organisasi dan menentukan secara kompherensif arah dan tindakan
organisasi atau subunit organisasi.
w Operational
Plan (Rencana Operasional), yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas
tertentu dalam menerapkan rencana strategis.
- Rencana menurut organisasi
w Rencana
perusahaan
w Rencana
devisi
w Rencana
departemen
w Rencana
proyek
Types of Plan
- Rencana menurut penggunaannya.
Standing Plan, yaitu rencana yang
digunakan berulang-ulang:
- Policies (kebijakan), yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan
tindakan dalam keadaan tertentu.
- Procedure, yaitu standing plan yang meliputi urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan
yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.
- Rules, peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan.
Single use
plan, yaitu rencana yang hanya dipakai satu kali untuk setiap periode waktu:
- Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya
organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan program organisasi.
- Project Schedule, adalah rencana yang meliputi
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan
suatu proyek dalam organisasi.
- Programs, yaitu rencana organisasi yang menyeluruh yang
menyangkut penggunaan sumber-sumber daya dimasa yang akan datang.
Planning From Top Bottom
Hirarki Perencanaan
n Purpose
(maksud)
Adalah merupakan entitas dari setiap
organisasi atau individu. Organisasi atau masyarakat jika tidak mempunyai
maksud, maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi. Maksud ini masih
merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi satu organisasi saja
tetapi berlaku bagi semua organisasi.
Contoh: entitas suatu universitas
adalah menjalankan pendidikan. Entitas bisnis memenuhi kebutuhan masyarakat.
n Mission
(Misi)
Suatu maksud yang menentukan
batas-batas umum dimana semua organisasi sejenis dapat melakukan kegiatan. Atau
dengan kata lain, misi adalah merupakan arah yang khas bagi sesuatu organisasi
tertentu dalam batas-batas yang ditentukan oleh maksudnya.
n Obyektive
(Sasaran)
Sasaran dari suatu organisasi adalah
target-target yang harus dicapai dalam rangka misi yang dilaksanakannya.
Sasaran merupakan penjabaran dari misi menjadi bagian-bagian yang konkrit dan
spesifik sehingga hasil-hasil yang dicapai dapat diukur dengan mudah.
n Strategi
Strategi merupakan program umum untuk
mencapai sasaran organisasi dalam rangka melaksanakan misi. Strategi ini
membentuk arah yang terpadu dari seluruh sasaran organisasi, dan menjadi
petunjuk dalam penggunaan sumber-sumber daya organisasi yang akan digunakan
dalam rangka mencapai sasaran
n Policy
(Kebijaksanaan)
Merupakan petunjuk
umum untuk pembuatan keputusan. Kebijaksanaan itu merupakan batas bagi
keputusan dalam menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak
bisa dibuat.
n Program
(Rencana)
Adalah merupakan
jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, aturan, penugasan, langkah
yang harus dilakukan, alokasi sumber dan elemen lain yang harus dilakukan
berdasarkan elternatif tindakan terpilih.
n Procedure
(Prosedur)
Prosedur adalah
merupakan sejumlah instruksi yang terperinci untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang sering terjadi secara teratur.
n Rule
(Aturan)
Aturan merupakan
ketentuan yang menetapkan bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh
dilakukan dalam suatu keadaan tertentu. Dalam melaksanakan aturan, seseorang
tidak mempunyai pilihan melainkan harus menurutinya.
Keuntungan dan Kerugian Perencanaan
Keuntungan Perencanaan:
w Perencanaan
memberikan arah (focus) dan tujuan bagi perusahaan.
w Perencanaan
dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidak
pastian serta perubahan dimasa datang.
w Perencanaan
menimbulkan aktivitas-aktivitas yang teratur dan bermanfaat.
w Perencanaan
memberikan dasar pengawasan.
w Perencanaan
merancang prestasi.
w Perencanaan
menimbulkan visualisasi tentang keseluruhan.
w Perencanaan
memperbesar serta mengimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas.
w Perencanaan
dapat meningkatkan koordinasi.
Kerugian Perencanaan:
w Adanya
keterbatasan perencanaan yang disebabkan kurangnya fakta atau keterangan.
w Perencanaan
memerlukan biaya yang besar.
w Perencanaan
mempunyai penghalang-penghalang psikologis.
w Perencanaan
mematikan inisiatif.
w Perencanaan
menyebabkan terlambatnya tindakan-tindakan yang perlu dilakukan.
w Perencanaan
kadang-kadang dilakukan secara berlebihan oleh para perencana.
w Perencanaan
mempunyai nilai praktis yang terbatas.
Hambatan Perencanaan Efektif
- Tujuan yang tidak tepat
- Balas jasa yang tidak tepat
- Lingkungan yang kompleks
- Keputusan menetapkan tujuan yang baru dan
mengalokasikan sumberdaya untuk mencapai tujuan tersebut berarti
melepaskan tujuan lainnya
- Beberapa anggota organisasi enggan untuk melakukan
perubahan
- Anggota organisasi mengalami pembatasan-pembatasan.
- Anggota organisasi yang tidak memahami lingkungan
eksternal akan cenderung menolak perubahan.
Mengatasi Hambatan Perencanaan
- Memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan
tujuan
- Rencana dan tujuan harus dikomunikasikan ke bawah
- Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dengan
tujuan yang lebih rendah, konsistensi antar tujuan bagian atau departemen
harus dijaga
- Sistem balas jasa (reward) yang tepat akan mendorong
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif.
Hubungan Antara Rencana dan Tujuan
1. Pendekatan dalam Menetapkan Tujuan
- Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)
- Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)
Pendekatan Manajemen
n Management
By Objective adalah suatu teknik manajemen yang sering digunakan
untuk mengembangkan dan menghasilkan rencana taktis.
n Penetapan
tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The
Pracice of Management (1954).
n MBO adalah
metode formal atau semiformal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan,
dan kemudian diteruskan dengan evaluasi. Kunci dalam metode MBO adalah
partisipasi dan komunikasi dalam penetapan tujuan atau perencanaan.
n MBO merupakan
teknik manajemen yang mengintregasikan perencanaan dan pengendalian.
Perencanaan yang baik mendukung pengendalian dan sebaliknya.
Pendekatan Manajemen
n Management
By Objective adalah suatu teknik manajemen yang sering digunakan
untuk mengembangkan dan menghasilkan rencana taktis.
n Penetapan
tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The
Pracice of Management (1954).
n MBO adalah
metode formal atau semiformal yang dimulai dari penetapan tujuan, pelaksanaan,
dan kemudian diteruskan dengan evaluasi. Kunci dalam metode MBO adalah
partisipasi dan komunikasi dalam penetapan tujuan atau perencanaan.
n MBO merupakan
teknik manajemen yang mengintregasikan perencanaan dan pengendalian.
Perencanaan yang baik mendukung pengendalian dan sebaliknya.
Manfaat penting dari MBO adalah
mendorong motivasi karyawan. Untuk mendukung sukses atau efektifitas MBO,
diperlukan beberapa elemen:
- Komitmen: diperlukan komitmen manajemen yang tinggi
khususnya dari manajemen puncak
- Penetapan Tujuan Puncak: penetapan tujuan harus
dinyatakan dengan jelas dan dapat diukur. Manajer dan bawahan harus
bekerja sama menyelaraskan rencana bawahan dengan rencana dan tujuan
manajemen puncak
- Tujuan Individu: harus dinyatakan dengan jelas,
siapa yang harus bertanggungjawab
- Partisipasi
- Komunikasi: manajer mengkomunikasikan tujuan
manajemen puncak dan bawahan mendiskusikan apa yang perlu disumbangkan
untuk mendukung tujuan tersebut
- Otonomi dalam Pelaksanaan: otonomi mendorong
kreatifitas dan komitmen bawahan serta memberi kebebasan dalam batas-batas
tertentu
- Reviev Prestasi: kemajuan yang dicapai dapat memberi
umpan balik yang kemudian dapat memberikan input perbaikan.
Pentingnya Perencanaan Strategis
n Manajer
memerlukan jenis perencanaan khusus yang disebut perencanaan strategis.
Perencanaan strategis ini akan digunakan untuk menentukan misi utama organisasi
dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya.
n Dengan
adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas
sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana
lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif.
Sehingga dapat dikatakan bahwa
perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan,
hal ini disebabkan karena:
- Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang
terpenting
- Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan
misi organisasi secara jelas
- Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya
Perencanaan Strategi adalah penetapan
tujuan jangka panjang yang dasar dari suatu organisasi, hal penting dalam
strategi sebagai berikut:
- Strategi menekankan pada aksi atau tindakan untuk
mencapai suatu tujuan, dan juga pada tujuan itu sendiri
- Proses pencarian ide penting diperhatikan, bukan ide itu sendiri.
- Bagaimana strategi ditentukan penting diperhatikan.
- Strategi secara implisit mengasumsikan hubungan antara
lingkungan dengan organisasi yang tidak stabil dan tidak dapat diprediksi.
- Strategi dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai
tujuan tersebut.
Proses Perencanaan Strategis
Formulasi Misi dan Tujuan
Pertanyaan mendasar
dalam formulasi misi dan tujuan adalah “Apa usaha kita?” dan “Apa
usaha kita yang seharusnya?”.
Beberapa hal untuk
menjawab pertanyaan tersebut:
- Sejarah organisasi: sejarah, latar belakang,
kepribadian pendiri akan menentukan karakteristik suatu organisasi
- Daya saing atau kemampuan organisasi: organisasi
akan menjalankan misi dimana dia dapat memberikan yang terbaik
- Lingkungan organisasi: menentukan kesempatan dan ancaman yang dihadapi organisasi, yang pada giliran selanjutnya akan menentukan misi organisasi.
Karakteristik misi
dan tujuan yang baik adalah:
- Fokus pada pasar, bukan pada pruduk: pertanyaan
“siapa yang akan kita layani” lebih penting dibandingkan dengan “apa yang
akan kita produksi”?
- dapat dicapai: misi dan tujuan yang baik dapat
membuka mata terhadap kesempatan baru, tetapi jangan sampai menuimpangkan
organisasi dari misi yang realistis tersebut.
- Dapat memotivasi: memberi arah sekaligus memotivasi
anggota organisasi
- Spesifik: dapat memberi arah dan menjadi pedoman
dalam pengambilan keputusan.
Analisis Tujuan dan Strategi Saat ini
Dalam
perjalanan waktu, manajer suatu organisasi barangkali akan kehilangan “minat”
terhadap misi yang pertama kali mereka
perjuangkan. Manajer harus diingatkan kembali pada misi awalnya.
Analisis Lingkungan
Bertujuan
melihat perubahan-perubahan dalam lingkungan, demografis, politik, social,
ekonomi, yang akan mempengaruhi organisasi. Perubahan dalam lingkungan
eksternal organisasi dapat menghasilkan kesempatan maupun ancaman, tergantung
bagaimana reaksi organisasi. Untuk memperoleh informasi perubahan lingkungan,
perlu dikembangkan system informasi strategis, pengembangan bisnis data,
keluhan atau komentar dari pihak luar (pelanggan dan supplier).
Analisis Sumberdaya
Dilakukan
bersamaan dengan analisis lingkungan, melalui analisis kekuatan dan kelemahan
organisasi.
Identifikasi Kesempatan Strategis
Kesempatan strategis merupakan gap antara situasi apabila organisasi menggunakan tujuan dan strategi yang dirumuskan dalam proses penentuan tujuan dengan situasi apabila organisasi menggunakan strategi sekarang ini (tanpa perubahan). Kesempatan strategis muncul apabila organisasi menetapkan tujuan baru yang lebih sulit, atau apabila ada persaingan yang ketat dan mengakibatkan organisasi tidak berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengambilan Keputusan Strategis
Organisasi
dapat mengembangkan sejumlah altrnatif strategis untuk memanfaatkan kesempatan
strategis.
Beberapa kriteria untuk mengevaluasi
alternatif tersebut:
a. Strategi dan komponennya harus konsisten dengan tujuan
dan kebijakan organisasi
b.
Sumberdaya dan usaha dapat difokuskan pada isu-isu kritis
yang dapat memisahkan masalah penting dari masalah lain yang tidak penting
c. Strategi dapat mencapai tujuan yang dituju, atau strategi
mampu memperlihatkan kemungkinan keberhasilan mencapai tujuan.
Strategi yang baik mencakup beberapa
hal:
1.
Cakupan: menjelaskan pasar apa yang akan dimasuki oleh
organisasi, pasar yang terbatas atau luas
2. Alokasi sumberdaya: menjelaskan bagaimana alokasi
sumberdaya untuk mencapai tujuan
3.
Daya saing: memasukan kemampuan yang dimiliki oleh
organisasi yang lebih baik dibandingkan dengan kemampuan pesaingnya
4.
Sinergi: strategi harus bertujuan memanfaatkan secara
optimal sinergi dalam suatu organisasi.
Pelaksanaan Strategi
Perencanaan strategi harus dijalankan
untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Evaluasi dan Pengendalian Strategis
Manajer harus selalu mengevaluasi pelaksanaan rencana strategis. Pengendalian strategis merupakan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana strategis.
Dua pertanyaan relevan dalam kegiatan
ini:
a.
apakah pelaksanaan rencana strategis sesuai dengan
rencana semula, dan
b.
apakah pelaksanaan tesebut dapat mencapai tujuan yang
diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
Stephen P Robbins
and Coulter M , Management, Prentice Hall, New Jersey
Tidak ada komentar:
Posting Komentar